เครื่องสแกนเอกสารคือแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์หรืออุปกรณ์กล้องที่ใช้ในการสแกนเอกสารดิจิทัลหรือกระดาษและแปลงเป็นรูปภาพหรือไฟล์ข้อความดิจิทัล เครื่องสแกนเหล่านี้ใช้กันอย่างแพร่หลายในสำนักงาน ห้องสมุด และหอจดหมายเหตุเพื่อแปลงเอกสารกระดาษแบบดั้งเดิมให้เป็นดิจิทัล เช่น สัญญา ข้อตกลง ใบเสร็จรับเงิน และใบแจ้งหนี้ ทำให้ง่ายต่อการจัดเก็บ ค้นหา และเรียกใช้ เครื่องสแกนเอกสารช่วยประหยัดเวลา ปรับปรุงประสิทธิภาพ และลดความยุ่งเหยิงด้วยการขจัดความจำเป็นในการใช้สำเนากระดาษ ทำให้เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับสถานที่ทำงานสมัยใหม่

พวกเขาใช้เทคโนโลยีที่แตกต่างกัน เช่น สแกนเนอร์แบบแท่น ป้อนกระดาษ หรือแบบใช้มือถือ และสามารถส่งออกไฟล์รูปแบบต่างๆ เช่น PDF, JPEG หรือ TIFF เครื่องสแกนเอกสารบางเครื่องอาจมาพร้อมกับซอฟต์แวร์ที่จะแปลงรูปภาพที่สแกนเป็นข้อความโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถแก้ไขหรือคัดลอกได้